Guide chambres
Répartir les chambres d'un groupe sans conflit de dates
Liste les lits, collecte les nuits exactes de chaque personne, puis attribue les couchages par période plutôt que pour le séjour entier.
Guide pratique rédigé par CoTripMis à jour le
Pars de l'inventaire réel des lits et des besoins particuliers. Croise les présences nuit par nuit, attribue chaque couchage sur une période et contrôle qu'aucune occupation ne se chevauche.
1. Faire l'inventaire des couchages
La capacité commerciale du lieu ne suffit pas. Un canapé annoncé pour deux personnes ou un lit superposé inaccessible à certains participants ne donne pas deux couchages utilisables dans toutes les situations.
Donne un identifiant simple à chaque lit pour éviter les formulations ambiguës comme « le lit de la grande chambre ».
- Chambres
- Lits doubles et simples
- Canapés ou lits d'appoint
- Accessibilité et intimité
2. Collecter les besoins particuliers
Recueille discrètement les contraintes de mobilité, la présence d'enfants, les couples et les besoins de calme. Ne publie aucune information sensible inutile.
Recueille uniquement ce qui est nécessaire à l'affectation. La raison médicale d'un besoin n'a pas à apparaître dans le plan partagé.
3. Travailler nuit par nuit
Un plan unique pour tout le séjour gaspille des lits et masque les arrivées décalées. Date chaque attribution.
Considère une nuit comme l'intervalle entre deux dates. Une personne qui part dimanche matin occupe bien un lit samedi soir, mais pas dimanche soir.
Pour matérialiser ce planning dans CoTrip gérer les occupations de lits avec des dates.
4. Contrôler avant de partager
- Aucun lit occupé deux fois
- Aucune personne sans solution
- Nuit de départ comprise correctement
Erreur fréquente : raisonner seulement par chambre. Deux personnes peuvent partager une chambre sans partager le même lit ni les mêmes dates.
5. Limiter les changements de chambre
Une capacité suffisante ne garantit pas un plan confortable. Réduis les changements de lit, surtout pour les séjours courts, les familles et les personnes avec beaucoup d'affaires.
Si un changement est nécessaire, choisis une transition claire : ancien occupant parti, linge disponible et nouvel occupant informé.
Exemple : réutiliser un lit sans créer de collision
Camille dort du vendredi au dimanche matin. Mehdi arrive dimanche après-midi et reste jusqu'au mardi. Le même lit peut être attribué à Camille sur les nuits de vendredi et samedi, puis à Mehdi à partir de dimanche soir.
Si Mehdi avance son arrivée au samedi, la collision doit être résolue par l'organisateur. Aucun outil ne peut choisir seul la personne à déplacer.
Checklist de contrôle du plan
- Chaque personne présente possède un lit pour chaque nuit
- Aucun lit n'a deux occupants sur la même période
- Les besoins d'accessibilité et d'intimité sont respectés
- Les changements de couchage sont réalisables
- Le plan partagé ne révèle aucune donnée sensible
Pour replacer le plan de couchage dans l'organisation complète voir comment les chambres s'intègrent au reste des vacances.
Questions fréquentes
Faut-il attribuer une chambre ou un lit ?
Attribue un lit daté. La chambre seule ne permet pas de détecter qu'un couchage précis est utilisé deux fois.
Comment compter la nuit de départ ?
Une personne qui part le matin occupe la nuit précédente mais pas la nuit qui commence le soir de son départ.
Peut-on changer d'occupant sur un même lit ?
Oui, si les périodes ne se chevauchent pas et que la transition est réaliste pour le groupe.
CoTrip choisit-il les colocataires ?
Non. L'organisateur décide des affectations ; CoTrip signale les collisions et personnes sans couchage.