Guide budget
Comment compter quand tout le monde n'est pas là en même temps ?
Dès qu'une personne arrive le samedi et qu'une autre repart le vendredi, diviser par le nombre de participants devient faux. Reste à savoir par quoi le remplacer.
Guide pratique rédigé par CoTripMis à jour le
Une date d'arrivée ne suffit pas : pour une même nuit sur place, arriver avant le déjeuner ou après le dîner fait passer de quatre repas à deux. Compte les nuits pour le gîte et les repas pour les courses, et demande à chacun le moment de son arrivée.
Une date d'arrivée ne suffit pas, c'est l'heure qui décide
« J'arrive samedi » ne veut rien dire pour un budget. Arriver samedi à midi ou samedi à 22 heures donne le même nombre de nuits et un nombre de repas très différent. C'est précisément ce qu'un tableur ne sait pas retenir : il a une colonne pour la date, pas pour le moment.
Sur une seule nuit sur place, l'écart va du simple au double selon l'heure d'arrivée. C'est le genre de détail qu'on ne remarque pas en réservant et qui ressort au moment des comptes, quand quelqu'un trouve sa part élevée pour un aller-retour.
| Une nuit sur place, arrivée... | Repas comptés |
|---|---|
| avant le déjeuner | 4 |
| avant le dîner | 3 |
| après le dîner | 2 |
Demande le moment, pas seulement le jour. Trois réponses possibles suffisent : avant le déjeuner, avant le dîner, après le dîner.
Pour laisser chacun renseigner son arrivée lui-même collecter les dates de chacun sans relancer.
Une nuit n'est pas une journée
Les deux unités ne se comptent pas de la même façon, et c'est ce décalage qui fausse les tableurs. Une nuit sur place produit trois repas, plus un le lendemain matin du départ. Deux nuits ne font donc pas six repas mais sept.
Garde les nuits pour l'hébergement et les repas pour les courses. Ce sont deux bases différentes parce que ce sont deux dépenses différentes : un lit se réserve à la nuit, une assiette se sert au repas.
| Nuits sur place | Repas d'un séjour complet |
|---|---|
| 1 nuit | 4 repas |
| 2 nuits | 7 repas |
| 3 nuits | 10 repas |
| 6 nuits | 19 repas |
Pour appliquer chaque base à la bonne catégorie définir les règles du budget avant les dépenses.
Ce que le prorata des nuits ne règle pas
Le gîte coûte le même prix que quelqu'un reste six nuits ou deux. Le répartir au prorata des nuits ne fait pas disparaître ce coût fixe : il glisse sur ceux qui restent le plus longtemps, qui financent alors les lits vides du début et de la fin.
C'est un choix défendable, celui qui profite le plus paie le plus. Mais c'en est un, et il vaut mieux que le groupe le sache avant de réserver. Certains groupes préfèrent l'inverse : l'hébergement à parts égales entre tous ceux qui viennent, et le prorata sur la seule nourriture.
Dans CoTrip, la règle d'hébergement se choisit une fois pour le séjour : prorata des nuits ou chambres occupées. Le partage strictement égal n'en fait pas partie, c'est donc une décision à prendre entre vous et à appliquer en dehors du calcul automatique.
Aucune des deux options n'est la bonne réponse. Celle qui pose problème est celle qu'on découvre au moment de payer.
Pour sortir une dépense de la règle du séjour nommer les bénéficiaires d'une dépense.
Pour voir qui occupe quoi quand les dates se chevauchent répartir les chambres nuit par nuit.
Ce qu'il faut demander à chacun, et quand
Trois informations suffisent, et elles doivent arriver avant les premières dépenses : la première nuit, la dernière nuit, et le moment de l'arrivée et du départ. Le reste se déduit.
Demandez-les une fois, par écrit, au même endroit. Les dates recueillies dans une conversation de groupe changent trois fois et personne ne sait laquelle fait foi, ce qui coûte plus cher en relances que le calcul lui-même.
« Donnez-moi votre première et votre dernière nuit, et dites-moi si vous arrivez avant le déjeuner, avant le dîner ou après. Je cale les comptes là-dessus, donc prévenez-moi si ça change. »
Pour donner un ordre de grandeur au groupe estimer le budget avant d'avoir toutes les réponses.
Questions fréquentes
Faut-il compter le jour du départ ?
Pas comme une nuit, mais ses repas comptent. Quelqu'un qui repart après le déjeuner a mangé deux fois ce jour-là ; c'est pour ça que deux nuits donnent sept repas et non six.
Quelqu'un vient une seule soirée sans dormir, comment le compter ?
Il ne compte dans aucune nuit, donc ni dans l'hébergement ni dans les frais communs. Seuls ses repas entrent dans les courses. Si le groupe préfère lui demander une participation forfaitaire, traitez-la comme un remboursement à part.
Et l'acompte versé avant que les dates soient connues ?
L'acompte fait partie du prix de l'hébergement et suit la même règle que le reste. Si le groupe estime qu'une personne qui se désiste tardivement doit le porter, c'est une décision à prendre au moment de la réservation, pas à la fin.
Est-ce que les frais communs suivent les nuits ou les repas ?
Les nuits. Le papier toilette, les produits d'entretien ou un péage suivent le nombre de personnes présentes sur place, pas le nombre d'assiettes servies.